La fin de contrat de LLD représente un moment crucial dans la relation loueur/utilisateur. Elle doit concilier satisfaction du client et application des clauses contractuelles.
DEKRA Automotive Solutions peut gérer cette phase de la planification des contacts avec les conducteurs jusqu'à la refacturation des sommes dues contractuellement, en passant par la prise de rendez-vous, la réalisation de la restitution et de l'expertise en présence du conducteur, l'organisation du transport et le contrôle de l’état du véhicule arrivé à sa destination finale.
DEKRA Automotive Solutions a l’expérience des spécificités et des contraintes liées aux flottes LLD, qu’il s’agisse des modifications contractuelles (anticipation, prolongation) ou des gestions particulières relatives aux contentieux.
Organisation des rendez-vous avec les conducteurs à partir du portefeuille de contrats et d’un prévisionnel des fins de contrat, DEKRA Automotive Solutions :
- prend en charge les campagnes d’appel grâce à son call center,
- informe des éventuelles demandes de modifications contractuelles,
- détaille au conducteur ou au « fleet manager » les conditions de restitution,
- élabore et gère finement le planning des rendez-vous en coordination avec les experts, les responsables des sites de restitution et éventuellement les responsables de la livraison du nouveau véhicule neuf,
- diffuse et met à jour les informations relatives aux rendez-vous, notamment via son portail web Fleetbox.
Réalisation des PV de restitution
L'établissement du procès verbal de restitution, accompagné de la prise en charge des documents et de la réalisation des photographies, est réalisé selon les configurations propres à chaque client : sur parc, sur le réseau de restitution ou sur site utilisateur. Le chiffrage des dommages peut être consécutif au relevé ou simultané et immédiatement accepté par l'utilisateur, qui bénéficie des explications de l'expert (spécifiquement formé à votre cahier des charges) et comprend ainsi mieux ce qui va lui être refacturé et pourquoi.
Dans le cas d'un renouvellement de contrat, DEKRA Automotive Solutions organise la restitution du véhicule en concomitance avec la livraison du nouveau véhicule contractuel et veille à coordonner les différents intervenants, que ce soit sur le site utilisateur ou dans le réseau de distribution.